ISTRUZIONE  DI LAVORO

IdL 04

GESTIONE DEL RUOLO DI

COORDINATORE DELLE ATTIVITA'

 ESECUTIVE DI PROGETTO

•1.      Scopo

•2.      Responsabilità operative

•1)         SCOPO

Scopo della presente istruzione è definire le responsabilità e le attività che il Coordinatore deve garantire, con riferimento alle attività formative assegnate.

•2)         RESPONSABILITA' OPERATIVE

La presente istruzione si applica ai servizi di Coordinatore di attività formative e di orientamento, di aula e di stage, effettuati sia da dipendenti che da fornitori. Tale specifica viene allegata, in copia cartacea, ai contratti stipulati con i fornitori, come condizioni generali di contratto. Per i dipendenti che svolgono i servizi in questione, la presente specifica è consultabile  in copia cartacea controllata.

•3)         MODALITA'

Il Coordinatore rappresenta la figura che si occupa della esecuzione del Progetto..

E' un ruolo determinante per il buon esito e l'efficacia nella realizzazione dei servizi formativi e di orientamento, ne ha la visione globale in corso di erogazione.

La buona riuscita del progetto, sia sotto il profilo dell'efficacia che della soddisfazione degli utenti, dipende dalle attività di monitoraggio in corso d'erogazione, sia dal punto di vista di Progetto che organizzativo.

Il Coordinatore è il supporto principale alla Commissione Attività Formative ed a lui possono essere delegate alcune delle funzioni di direzione in relazione all'organizzazione e alla realizzazione dell'attività formativa.

Nel caso in cui il Coordinatore si trovi al primo incarico, viene adeguatamente addestrato ed informato, prima dell'erogazione del suo servizio, da personale che ha già svolto tale mansione. Può essere affiancato dal suddetto personale in Progetti di particolare complessità..

Le attività sotto elencate sono riportate al fine di facilitare il Coordinatore nell'esecuzione delle proprie mansioni.

Si fa presente che la gamma di tali mansioni può essere ridotta in funzione delle specifiche progettuali e/o delle reali esigenze di supporto alla Commissione Attività Formative.

- Supporto al progettista durante le attività di progettazione

- Comunicazioni con il Cliente

• assicura la comunicazione con gli utenti dei servizi formativi, sulla base delle indicazioni fornite dalla Commissione Attività Formative
• assicura la comunicazione su questioni inerenti il servizio formativo con Partner di progetto, e con Clienti, su indicazione della Commissione Attività Formative

- Comunicazioni con i fornitori

• Assicura la comunicazione con i docenti e con altri fornitori direttamente coinvolti nell'erogazione del servizio
• Comunica il recapito telefonico dell'ufficio o altro recapito, un indirizzo di posta elettronica ai docenti e ad altri fornitori al fine di assicurare le comunicazioni

- Comunicazioni con la Commissione Attività Formative

• Riceve linee guida e specifiche mansioni per il coordinamento del corso, assicura la diffusione della comunicazione per il coordinamento tra Commissione Attività Formative, tutor, docenti e altri consulenti coinvolti nel corso.

- Segnalazioni

• Comunica tempestivamente alla Commissione Attività Formative ed alla Direzione Scolastica anomalie, disservizi, malfunzionamenti, o altri problemi che si sono presentati in corso di erogazione dell'attività formativa, anche nella fase di stage, compresi reclami verbali degli utenti

Assicura:

- La verifica, in via preliminare, delle  domande di iscrizione pervenute, e il supporto nella fase di ammissione degli allievi.

- L'organizzazione delle selezioni;

- La pianificazione dell'erogazione della docenza attraverso la stesura del calendario da concordare con i docenti compatibilmente con la disponibilità delle aule;

- Il coordinamento del corpo docente da realizzare attraverso riunioni;

- La verifica con i docenti del materiale di Progetto necessario allo svolgimento del corso e dei test da somministrare agli allievi;

- L'organizzazione dello stage aziendale, in collaborazione con il tutor, sulla base della normativa vigente e delle specifiche contenute nel progetto;

- L'organizzazione delleventuale 'esame di qualifica sulla base della normativa vigente e delle specifiche contenute nel progetto;

- Il controllo dell'attività del tutor dal quale verrà supportato nello svolgimento dei propri compiti relativi alla gestione del corso;

- Le comunicazioni di ordinaria amministrazione inerenti gli aspetti di rendicontazione delle attività effettuate, con il personale dell'Ufficio Amministrazione, e le comunicazioni inerenti necessità di variazione del calendario del corso;

- La predisposizione della time card e della relazione che riepilogano l'attività svolta;

- La distribuzione ed il ritiro di questionari per la rilevazione della soddisfazione degli utenti e la consegna al Responsabile Gestione Qualità per l'analisi dei dati

- La raccolta e la verifica di tutta la documentazione relativa al corso in funzione della rendicontazione e la sua trasmissione all'ufficio amministrazione  entro 30 giorni dal termine dell'attività formativa