PROCEDURE DELLA QUALITÀ
PQ 7.5.1
SVOLGIMENTO DEI PROCESSI FORMATIVI
1 Scopo
2 Applicabilità
3 Responsabilità operative
4 Modalità
5 Modulistica applicabile
1 SCOPO
Descrivere le responsabilità operative e le modalità per assicurare che i processi esecutivi avvengano in modo pianificato e controllato, nel rispetto dei requisiti contrattuali, delle specifiche di progetto, degli standard dell'Istituto.
2 APPLICABILITÀ
La presente Procedura si applica alle seguenti tipologie di attività formative:
- v Corsi a catalogo
- v Corsi a commessa
La fase di riesame contratto, cioè di riesame degli impegni da assumere e di avvio delle attività operative è descritta nella Procedura PQ 7.2.1.
La progettazione, spesso interconnessa l'erogazione dei servizi formativi, è trattata nella Sezione 7.3 e nella Procedura PQ 7.3.1.
Il controllo dei processi formativi è trattato nella Sezione 8.2 e nelle relative Procedure.
3 RESPONSABILITÀ OPERATIVE
La Direzione Scolastica ha la responsabilità della gestione ed assegnazione delle risorse, garantendo la disponibilità di personale qualificato (docente e non docente), di adeguati locali e attrezzature.
Provvede alla pianificazione e coordinamento generale delle attività formative.
Ha la responsabilità della supervisione e del controllo delle attività svolte nell'ambito dei corsi a calendario, nel rispetto del programma di svolgimento, delle metodologie formative previste e delle aspettative degli iscritti.
Interviene per la risoluzione dei problemi più critici.
Supervisiona la corretta esecuzione dei controlli previsti sui servizi formativi.
Può svolgere personalmente i compiti di Coordinatore e di Tutor (di seguito descritti) quando tali ruoli non sono svolti da altri collaboratori.
I Coordinatori hanno la responsabilità della programmazione, coordinamento, supervisione e controllo delle attività svolte nell'ambito dei corsi a progetto di propria competenza, nel rispetto dei contenuti dei progetti esecutivi stessi, dei programmi di svolgimento e dei requisiti contrattuali.
Verificano il perseguimento degli obiettivi riguardanti il rispetto dei Capitolati (qualità), dei programmi (tempi) e costi preventivati.
Mantengono il rapporto di interfaccia con il Committente (erogatore).
Verificano i registri compilati dai Docenti.
I Tutors hanno il compito di mantenere i rapporti di interfaccia con i Docenti e con i Clienti (partecipanti ai corsi), di raccogliere e soddisfare le loro esigenze.
Provvedono alla messa a disposizione delle attrezzature e dei materiali didattici idonei, nei modi e nei tempi previsti.
Intervengono per il superamento dei problemi e degli imprevisti.
Definiscono, per quanto di sua competenza, proposte di risoluzione delle eventuali Non Conformità.
Collaborano nell'esecuzione dei controlli in corso di svolgimento dei servizi e finali, nonché nel rilevamento del grado di soddisfazione dei Committenti e dei fruitori dei corsi.
I Docenti hanno il compito di assicurare il corretto svolgimento dei processi formativi di propria competenza, nel rispetto dei progetti e dei requisiti contrattuali (impegni assunti), secondo le direttive ricevute dalla Direzione Scolastica.
Eseguono i controlli di propria competenza riguardo ai contenuti del progetto esecutivo (scalette e contenuti), all'avanzamento delle attività, al grado di attenzione e di ricezione da parte dei destinatari dei corsi.
4 MODALITÀ
4.1 Pianificazione attività
All'acquisizione di un nuovo contratto (su commessa), oppure al momento della decisione di attivare un corso a catalogo, la Direzione Scolastica provvede affinché venga aggiornato il "Portafoglio dei corsi" (Form 7.5.1a), che elenca i corsi da svolgere o in svolgimento, con i titoli, i codici di identificazione, nonché le date previste per l'inizio e la fine dei corsi stessi.
La pianificazione dei corsi a catalogo viene effettuata (annualmente) in occasione di apposite riunioni del Consiglio di Istituto in cui vengono impostate le attività per il periodo successivo.
Gli strumenti di programmazione di dettaglio sono i calendari, gli orari e, quando necessario, appositi quadri di riepilogo degli impegni (assunti o programmati) e delle risorse necessarie (docenti e aule).
Questo permette di avere una panoramica sempre aggiornata degli impegni assunti, in corso di svolgimento, delle risorse impegnate, delle scadenze, delle criticità, ecc.
La Direzione Scolastica provvede alla messa a disposizione delle risorse, mediante lettere formali di incarico ai Docenti esterni o tramite aggiornamento degli impegni se trattasi di Docenti interni.
La pianificazione di ogni nuovo corso su commessa inizia con la compilazione della Scheda Corso (Form 7.2.1a), descritta nella Procedura PQ 7.2.1.
Sulla base dei capisaldi contrattuali, il Coordinatore del corso provvede a confermare o modificare il programma di dettaglio presentato in fase di offerta, costituito da un diagramma a barre (Form 7.5.1b) o da un calendario, con la descrizione delle singole fasi (moduli), la sequenza e la durata di ognuna.
In corso di svolgimento, il Coordinatore del corso, con la collaborazione del personale docente coinvolto, avrà quindi cura di controllare periodicamente l'avanzamento delle attività e quindi il rispetto del programma.
4.2 Svolgimento corsi di formazione (a catalogo e a commessa)
i Prima dell'avvio delle attività esecutive, il Coordinatore del Corso provvede a svolgere le seguenti attività:
- v predispone l'elenco dei partecipanti;
- v redige il calendario di dettaglio di ogni singolo modulo formativo (comprese le attività non in aula come stage o tirocini) con le date, gli orari, la durata e la sede.
Il calendario di dettaglio di ogni singolo modulo viene trasmesso ad ogni docente coinvolto.
- v verifica la disponibilità di personale idoneo (come qualifiche e professionalità) e quindi attiva i Docenti e altro personale coinvolto nell'erogazione del servizio;
- v ove previsto, trasmette ai Docenti coinvolti le dispense ed il materiale didattico di loro competenza, in modo che abbiano il tempo per rinfrescare i temi che dovranno trattare;
- v predispone i locali e le attrezzature necessarie, oppure verifica la loro disponibilità, quando contrattualmente a carico del Committente, avvertendo il Committente stesso in caso di rilevamento di qualsiasi non conformità;
- v predispone il materiale didattico e di supporto in quantità congrua con il numero dei partecipanti;
- v organizza i servizi esterni di supporto (ove previsti): ristorazione, trasporto, ecc.
Il corso si esplica secondo le modalità, le scalette e le sequenze descritte nel progetto esecutivo, oppure, se trattasi di un corso a catalogo, secondo quanto previsto nel programma, fino allo svolgimento delle prove di esame finale (se previsto).
Il Coordinatore, al momento dell'accoglimento dei partecipanti, provvede ad illustrare i contenuti salienti e gli obiettivi del corso, a segnalare i servizi di supporto (con i relativi tempi e modi), a ribadire il calendario e gli orari, a formulare le raccomandazioni del caso (lettura del regolamento).
Ove previsto, viene effettuato un colloquio motivazionale con gli iscritti.
Durante lo svolgimento del corso, il Coordinatore assicura il coordinamento dei vari ruoli che intervengono nel processo di erogazione del servizio.
Si tratta di un'attività indispensabile, soprattutto nei casi di progetti articolati e complessi.
I Docenti incaricati, sulla base del programma, delle specifiche dei moduli di propria competenza, e delle indicazioni ricevute, provvedono allo svolgimento dell'attività formativa.
Nel corso di svolgimento del processo formativo vengono svolti i controlli previsti nei Piani Controllo Qualità (PCQ) applicabili.
A fine del corso i Docenti hanno il compito di redigere una valutazione per ciascun partecipante il livello motivazionale riscontrato, il livello delle competenze acquisite e quindi il giudizio finale riguardante i parametri indicati (di volta in volta) nella relativa specifica del modulo (o del corso).
Quando è previsto l'esame finale, viene redatto anche il relativo verbale della commissione, che attesta i risultati ottenuti dal progetto formativo.
Il personale docente ha il compito di segnalare ogni situazione che possa pregiudicare gli esiti ed il livello qualitativo del servizio.
Nel trattamento della relativa Non Conformità, il personale docente fornirà ogni supporto, di metodo e di contenuto, per favorire il superamento definitivo del problema e per ripristinare, nel più breve tempo possibile, le condizioni ottimali di svolgimento del servizio.
4.3 Chiusura dei corsi di formazione (a catalogo e a commessa)
Dopo il completamento del programma e l'esecuzione di tutte le attività previste dal progetto, vengono recuperate e/o verificate le attrezzature impiegate.
Si provvede quindi alla rendicontazione finale o agli altri adempimenti amministrativi previsti o richiesti.
Il corso viene considerato chiuso soltanto dopo che sono stati completati tutti gli obblighi e gli impegni assunti.
L'attestazione che il progetto formativo è stato svolto in modo completo e conforme ai requisiti previsti viene resa evidente con le modalità indicate nei Piani Controllo Qualità (PCQ) applicabili, come riportato nelle Procedure PQ 8.2.1 e PQ 8.2.2.
5 MODULISTICA APPLICABILE
Form 7.5.1a "Portafoglio Contratti"
Form 7.5.1b "Programma del corso (a barre)"
Chi Siamo
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